Come negoziare in prima persona un contratto fotografico da 57.700€

 

* Lo scenario che oggi voglio presentarti riguarda la contrattazione del prezzo per un servizio fotografico in ambito “business lifestyle” commissionato da una multinazionale operante nel settore tecnologico (in affiancamento ad una produzione video).

** Tale caso studio rappresenta un breve estratto dalla sezione “Prezzi e Contrattazioni” del Foto Elite Lab

 

Come leggere questo caso studio

Il caso studio in esame riguarda una produzione fotografica di un certo rilievo e che ha visto come intermediario di riferimento – tra il cliente e il team fotografico – un’agenzia creativa.

Come vedrai, è stata una negoziazione piuttosto complessa… soprattutto perchè il nostro committente ha cambiato più volte le carte in tavola, costringendoci a fare diverse stime e diverse proposte prima di arrivare all’accordo finale.

Se non hai mai partecipato a produzioni di questo tipo (o magari lo hai fatto ma con budget decisamente inferiori) potresti magari sulle prime “spaventarti” per le cifre economiche qui trattate.

Tuttavia lo scopo finale non è quello di farti dire “a me non capiteranno mai lavori del genere”, ma di cogliere il senso generale dell’intera negoziazione con il cliente.

Ecco dunque alcuni suggerimenti per “leggere” dietro le righe:

1.

Per ogni contrattazione che ti troverai ad affrontare nel corso della tua carriera di fotografo – soprattutto quelle che richiedono varie professionalità in gioco, oltre alla tua s’intende – ciò che conta non è tanto il budget complessivo in gioco… ma il saper assegnare ad ogni elemento della produzione fotografica il giusto peso dentro il preventivo finale.

Quindi poni molta attenzione sulle singoli voci di costo in relazione alla loro importanza per il progetto in questione.

2.

In produzioni fotografiche strutturate e abbastanza complesse, la negoziazione delle giuste licenze e dei diritti di sfruttamento è forse la parte più importante.

Osserva dunque molto attentamente come sono state negoziate di volta in volta le varie licenze d’uso.

3.

Capita molto di frequente che il cliente/committente cambi le carta in tavola in corso d’opera.

Perciò affrontare questi casi studio ti aiuta a ragionare in modo elastico e ad abituarti a rinegoziare più volte il prezzo di un progetto fotografico senza per questo perdere di lucidità o andare in confusione.

4 (forse l’aspetto più importante)

Dato che produzioni di questo tipo sono spesso gestite in prima persona da agenzie fotografiche e creative piuttosto strutturate, difficilmente come fotografo avrai accesso alle informazioni e alle strategie di contrattazione qui riportate.

E questo perchè di solito tali informazioni restano ad appannaggio degli intermediari che tratteranno in prima persona con il cliente finale.

L’obiettivo perciò di simili casi studio è quello di renderti il più possibile autonomo nella gestione e monetizzazione di un progetto fotografico, senza per questo dover dipendere in futuro da interlocutori terzi (vedi agenzie) che “non sempre” fanno gli interessi dei fotografi.

 

Caratteristiche del progetto

*Disclaimer: data la natura sensibile dei dati qui riportati, sono stati omessi rispettivamente i nomi del fotografo e del cliente/committente.

Concetto fotografico:

Immagini lifestyle ambientate di attori e modelli ritratti mentre lavorano e interagiscono con vari scenari commerciali, in affiancamento ad una produzione video

Licenza:

Diritto di utilizzo per un anno fino a 7 immagini destinate a pubblicità cartacea e web su scala internazionale

Location:

Varie location e punti vendita

Giorni di shooting:

3

Specialità del fotografo:

Ritratto e lifestyle

Cliente/Committente:

Importante multinazionale operante nel settore tecnologico

 

Prima Stima Iniziale

Il cliente si sarebbe occupato in prima persona di:

• Individuare le location più adatte
• Organizzare il casting degli attori
• Realizzare il set delle aree destinate allo shooting
• Ottenere i permessi
• Gestire il trucco e parrucco, il guardaroba, l’assicurazione, il catering e la post-produzione

È richiesto un anticipo del 50% per avviare la produzione.

 

Licenza e Compenso Creativo:

Creatività e Diritti di Sfruttamento: 24.000 €
(Immagini addizionali rilasciate con la stessa licenza: 3.500€ per immagine)

Totale (€): 24.000

 

Produzione

Compenso Produzione (5 giorni): 1.000 al giorno

5.000

Compenso Primo Assistente (5 giorni): 500 al giorno

2.500

Compenso Secondo Assistente (2 giorni): 300 al giorno

600

Compenso Terzo Assistente (2 giorni): 300 al giorno

600

Affitto Attrezzatura Shooting + Workstation (3 giorni): 500 al giorno

1.500

Spese aree di viaggio (fotografo e primo assistente)

3.000

Spese Alloggio (fotografo e primo assistente)

2.000

Spese Pasti, Parcheggi, Carburante (fotografo e 3 assistenti):

1.500

Noleggio Furgoni:

1.200

Totale (€): 17.900

Totale preventivo: 17.900 + 24.000 = 41.900€

 

Note su Licenza e Diritti di Sfruttamento

Il produttore artistico dell’agenzia aveva indicato una lista di possibili scatti davvero molto approssimativa, con riferimenti visuali limitati che descrivevano “situazioni in cui le persone interagivano e utilizzavano le app dell’azienda sul proprio telefono”.

Speravano di catturare 7 immagini, molte delle quali erano in ambienti diversi con un solo modello/attore.

Io e il fotografo inizialmente pensavamo che le riprese sarebbero durate dai tre ai quattro giorni data l’unicità di ogni ambiente.

Poi abbiamo scoperto che un team di produzione video stava organizzando tutta la logistica per acquisire i video prima di scattare le foto in ogni ambiente, e che di conseguenza sarebbero stati loro a dettare il ritmo del progetto.

Il produttore artistico ci aveva chiesto di presentare una stima che riflettesse una ripresa di due giorni (che è stata stimata dalla società di produzione video).

Era possibile che le informazioni fornite e discusse con la società di produzione video fossero un po’ diverse da quelle che ci erano state presentate.

Dato tuttavia che loro sarebbero stati responsabili della maggior parte della logistica e dei dettagli (e dato che era anche loro la responsabilità di organizzare tutto in due giorni), ci sentivamo tranquilli nel presentare una stima che riguardasse esclusivamente la produzione di immagini ambientate nei set già creati.

Anche se la maggior parte delle immagini richieste erano uniche e differenti le une dalle altre (anche per location), ho ritenuto opportuno determinare un compenso per la prima immagine e applicare uno sconto per le immagini successive poiché era molto probabile che il cliente avrebbe approfittato della licenza completa annuale solo per una manciata di immagini.

Quindi ho deciso che:

• La prima immagine valeva 7.000€
• Le immagini 2-3 valevano 4.000€ ciascuna
• Le immagini 4-5 valevano 3.000€ ciascuna
• Le immagini 6-7 valevano 1.500€ ciascuna

Per un totale di 24.000€

Ovviamente la parte del leone – per il computo totale della tariffa – la fa il valore economico assegnato ai diritti di sfruttamento delle foto, più che il valore assegnato al talento creativo del fotografo.

L’agenzia ci aveva chiesto di dare loro un’idea di quanto sarebbero costate eventuali immagini aggiuntive, e così ho stabilito una tariffa proporzionale basata su 7 immagini e 24.000€

Ho quindi arrotondato un po’ la commissione proporzionale e sono arrivato a 3.500€ per ogni immagine aggiuntiva.

Da un lato, inizialmente pensavo che il compenso fosse basso poiché si trattava di un marchio importante in grado di sfruttare le licenze pubblicitarie internazionali che gli avremmo poi concesso.

Esempio.

I prezzi della pubblicità internazionale di Getty si avvicinano (per un anno) a 13.000€ per immagine, e Corbis valuta il loro “All Marketing Pack” (sempre per un anno) più vicino a 17.500€ per una singola immagine (anche se questo prezzo include una manciata di altri usi che erano improbabili per questo progetto).

D’altra parte, avendo compilato molte stime per progetti fotografici che si appoggiano a produzioni video (e in questi casi le immagini vengono spesso considerate “di minor importanza” rispetto al video), sapevo bene che le tariffe erano più vicine a 7.000-10.000€ al giorno, compreso l’utilizzo illimitato delle immagini.

Ho ritenuto dunque che i nostri prezzi fossero calcolati in modo appropriato.

Considerando il costo della licenza a giornata, 12.000€ al giorno mi sembravano abbastanza “equi” se pensiamo che la durata di utilizzo delle immagini era di un solo anno.

 

Note sugli Assistenti di Produzione

Anche se la produzione video avrebbe fornito la maggior parte degli elementi di produzione, volevamo essere sicuri che ci fossero abbastanza “mani” dedicate al montaggio, spostamento, e smontaggio dell’attrezzatura fotografica.

Quindi abbiamo incluso tre assistenti. Il primo assistente avrebbe fatto parte del team del fotografo, mentre sia il secondo che il terzo assistente sarebbero stati assunti localmente per non far lievitare troppo le spese di produzione.

 

Note sull’attrezzatura fotografica

Eravamo un po’ al buio circa la tipologia di ambienti (e quindi di luci) in cui il fotografo avrebbe scattato, così abbiamo fatto una stima di 1.500€ per l’affitto giornaliero di corpi macchina, lenti, e altro (in aggiunta, ovviamente, all’attrezzatura che si sarebbe portata dietro il fotografo).

 

Feedback del Cliente

Dopo aver inviato il primo preventivo,  il produttore artistico ci disse che c’era la possibilità che la parte video del progetto potesse essere rimossa.

Questo significava che tutti gli elementi di produzione sarebbero stati responsabilità nostra, cioè del team di fotografia, e ci è stato chiesto di redigere una stima che specificasse tutte le commissioni e le spese per tale scenario.

Come ho detto in precedenza, una ripresa di due giorni ci era sembrata molto ottimistica all’inizio del progetto e, dopo una discussione con il team, abbiamo deciso di stimare una ripresa di tre giorni che sembrava molto più comoda in base alla portata del progetto.

 

Seconda stima

Il cliente si sarebbe occupato in prima persona di tutto ciò che riguarda la post-produzione.

È richiesto un anticipo del 50% su licenza creativa e spese di produzione per avviare il progetto.

 

Licenza e Compenso Creativo:

Creatività e Diritti di Sfruttamento: 26.000 €

(Immagini addizionali dalla 8 alla 12 rilasciate con la stessa licenza: 2.500€ per immagine)

(Immagini addizionali dalla 13 alla 22 rilasciate con la stessa licenza: 750€ per immagine)

(Immagini addizionali dalla 23 alla 30 rilasciate con la stessa licenza: 350€ per immagine)

Totale (€): 26.000

 

Produzione

Compenso Produzione (11 giorni): 1000 al giorno

11.000

Compenso Primo Assistente (7 giorni): 500 al giorno

3.500

Compenso Secondo Assistente (3 giorni): 350 al giorno

1.050

Compenso Terzo Assistente (3 giorni): 300 al giorno

900

Compenso Hair/Makeup Stylist (3 giorni): 1.200

3.600

Compenso Assistente Hair/Makeup Stylist (3 giorni): 350

1.050

Compenso Guardaroba/Stilista (8 giorni): 1.200

9.600

Compenso Assistente Guardaroba/Stilista (8 giorni): 350

2.800

Affitto Guardaroba: 5.000

5.000

Permessi/Location: 12.000

12.000

Organizzazione Casting (1 giorno): 4.000

4.000

Compenso Attori: 6.000

6.000

Affitto Attrezzatura Shooting + Workstation (3 giorni): 2.433 al giorno

7.300

Catering: 5.000

5.000

Spese aree di viaggio (fotografo e primo assistente)

3.000

Spese Alloggio (fotografo e primo assistente)

2.000

Spese Pasti, Parcheggi, Carburante (fotografo e 3 assistenti):

2.500

Noleggio Furgoni:

2.000

Totale (€): 82.300

Totale Preventivo: 26.000 + 82.300 = 108.300€

 

Note su Licenza e Diritti di Sfruttamento

Le licenze sono rimaste le stesse, ma abbiamo aggiunto un giorno per le riprese.

Al fine di mantenere le tariffe accettabili per l’agenzia, abbiamo semplicemente aumentato la tariffa di 2.000€ per tenere conto del tempo che il fotografo avrebbe speso nel terzo giorno supplementare.

Inoltre ci hanno chiesto se potevamo offrire uno sconto sulle immagini aggiuntive e fornire una struttura dei prezzi più economica nel caso in cui volessero ottenere fino a 30 scatti totali, anziché sette.

Abbiamo quindi deciso di offrire cinque immagini aggiuntive 2.500€ ciascuna, e incluso uno sconto per le immagini 13-22 (a 750€ cadauna) e le immagini 23-30 (a 350€ cadauna).

 

Note sul Compenso di Produzione

Dovendo gestire in prima persona anche:

• La scelta delle location dove scattare
• Il casting degli attori
• L’organizzazione dell’intero set di produzione

… i giorni stimati per l’intero progetto sono saliti da 3 a 11.

Così suddivisi:

• 4 giorni di pre-produzione
• 1 giorno di assestamento per le prove
• 2 giorni di scouting per la scelta delle location dove girare
• 3 giorni di shooting vero e proprio
• 1 giorno per la dismissione del set

 

Note sugli Assistenti di Produzione

Il primo assistente avrebbe seguito il fotografo per 7 giorni, mentre sia il secondo che il terzo assistente (assunti sempre localmente) avrebbero partecipato anche al terzo giorno di riprese.

 

Note su Trucco e Parrucco

Abbiamo previsto tre giorni di riprese ed incluso il costo per portare con sé un assistente, dato che potenzialmente c’era una manciata di attori/modelli che dovevano essere rapidamente preparati al mattino e ritoccati ogni giorno.

 

Note su Guardaroba, Stilista, Atttori e Assistenti

Abbiamo previsto:

• 3 giorni di shopping
• 1 giorno di prove
• 3 giorni di riprese
• 1 giorno per restituire il guardaroba, il tutto accompagnato dal loro assistente

Ho stimato inoltre che sarebbero stati necessari 12 attori/modelli nel corso di tre giorni, e ho calcolato 500€ per ciascuno di essi come compenso.

Mi sono appoggiato alla fascia alta per la scelta del guardaroba dal momento che mi avevano accennato di voler usare dei vestiti di marca per l’abito dei dipendenti aziendali.

 

Note sull’Organizzazione del Casting

Abbiamo deciso di rivolgerci ad un’agenzia specializzata che si occupasse di contattare le persone per il casting, e per questa attività abbiamo previsto 4.000€ (per la maggior parte rappresenta il compenso dato all’agenzia).

 

Note sull’Attrezzatura Fotografica

Dovendo girare per più giorni e allestire da zero l’intero set (senza quindi poter usufruire della parte di attrezzatura che sarebbe stata fornita in origine dalla produzione video) i costi per l’affitto dell’attrezzatura in loco sono lievitati un bel po’.

 

Note sul Catering

Ho stimato 40€ al giorno a testa (colazione e pranzo) per l’intera troupe, considerando ovviamente che i giorni dedicati alle riprese sarebbero stati quelli più numerosi in termini di presenze sul set.

 

Note su Pasti, Parcheggi, Carburante

Ovviamente sono lievitate anche le spese per gli spostamenti, i parcheggi, e i pasti consumati al di fuori del catering (specialmente la sera).

 

Feedback del Cliente

Dopo un giorno o due di sviluppo creativo, il produttore artistico dell’agenzia ci ha fatto sapere che volevano andare avanti con il progetto, ma il video era di nuovo in auge.

Detto in altri termini: avevano cambiato di nuovo le carte in tavola.

Tuttavia, avevano deciso che tre giorni fossero più che appropriati per il progetto.

Perciò ci hanno chiesto di rivedere la prima stima iniziale che avevamo già fatto (41.900€) considerando 3 giorni di riprese in totale e il fatto che il team video avrebbe fornito i principali elementi di produzione.

Con un po’ più di chiarezza sull’ambito creativo e sul budget potenziale a disposizione, abbiamo quindi redatto una nuova stima con alcune modifiche.

Ecco dunque la stima finale:

 

Stima finale

Il cliente si sarebbe occupato di:

• La scelta delle location
• Il casting
• L’allestimento del set
• L’ottenimento dei permessi
• La gestione del guardaroba e del trucco e parrucco
• L’organizzazione del catering
• La post-produzione

È richiesto un anticipo del 50% su licenza creativa.

 

Licenza e Compenso Creativo:

Creatività e Diritti di Sfruttamento: 28.000 €

(Immagini addizionali con la stessa licenza: 3.500€ per immagine)

Totale (€): 28.000

 

Produzione

Compenso Produzione (6 giorni): 1000 al giorno

6.000

Compenso Primo Assistente (5 giorni): 500 al giorno

2.500

Compenso Secondo Assistente (3 giorni): 300 al giorno

900

Compenso Terzo Assistente (3 giorni): 300 al giorno

900

Compenso Quarto Assistente (3 giorni): 300 al giorno

900

Affitto Attrezzatura Shooting + Workstation: 11.000

11.000

Spese aree di viaggio (fotografo e primo assistente)

3.000

Spese Alloggio (fotografo e primo assistente)

2.000

Spese Pasti, Parcheggi, Carburante (fotografo e 3 assistenti):

1.300

Noleggio Furgoni:

1.200

Totale (€): 29.700

Totale preventivo: 28.000 + 29.700 = 57.700€

 

In particolare:

Abbiamo aumentato la licenza a 28.000€.

Anche se in precedenza avevamo stimato tre giorni e sette immagini per 26.000€, divenne chiaro fin da subito che i giorni di riprese sarebbero stati molto lunghi e che si sarebbero concentrati in più scenari entro i tempi previsti.

Perciò ho ritenuto che valesse la pena un leggero aumento della tariffa.

Ho anche aggiunto un quarto assistente poiché ci sarebbero stati molti spostamenti ogni giorno… e un’altra persona sarebbe stata vantaggiosa.

Infine abbiamo contattato una casa di noleggio di attrezzature locali e, basandoci su alcune nuove idee creative che ci erano venute in mente, alla fine si è deciso che avremmo avuto bisogno di molto altro in termini di attrezzature, come precedentemente previsto. 

La cifra dell’affitto è risultata quindi doppia rispetto a quella stimata inizialmente per l’attrezzatura, ma includeva anche la workstation per la tecnologia digitale e un noleggio furgoni per tutti il resto.

Risultato finale:

Abbiamo ottenuto il lavoro.